会计凭证和会计账簿

会计凭证

会计凭证，是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，是登记账簿的依据，包括纸质会计凭证和电子会计凭证两种形式。

会计凭证按照填制程序和用途可分为原始凭证和记账凭证。

原始凭证：发票

记账凭证：核心包含分录信息

原始凭证

原始凭证又称单据，是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。

原始凭证种类

按取得来源分类

按格式分类

【易错易混点辨析】职工出差报销的火车票等vs差旅费报销单

员工出差后，需要根据出差时取得的交通费用发票、住宿费用发票等填制差旅费报销单，来进行报销

火车票等---填制---> 差旅报销单

按填制手续和内容分类

• 一次凭证，只记录一次业务。如领料单：
  
• 累计凭证，累计记录多次业务。比如车间每个月要领多次物料，每次都要找领导签字很麻烦，于是领导直接给了授权限额100吨，在额度之内就可以直接领用。限额领料单：
  
• 汇总凭证，合并同类业务。
  

凡是不能证明经济业务已经完成的文件或单据均不能算作原始凭证，不能作为会计核算的依据。

例如：经济合同、材料请购单、生产通知单、银行存款余额调节表、银行对账单等。

【易错易混点辨析】累计凭证vs汇总凭证

原始凭证基本内容

原始凭证应当具备以下基本内容（也称为原始凭证要素）：

1. 凭证的名称；
2. 填制凭证的日期；
3. 填制凭证单位名称和填制人姓名；
4. 经办人员的签名或者盖章；
5. 接受凭证单位名称；
6. 经济业务内容；
7. 数量、单价和金额。

原始凭证的编制与生成

原始凭证的填制要求

原始凭证的审核

审核的内容主要包括：

（1）审核原始凭证的真实性。其中电子形式的外来原始凭证，应当附有符合《电子签名法》的电子签名（章）；

（2）审核原始凭证的合法性、合理性；

（3）审核原始凭证的完整性；

（4）审核原始凭证的正确性。

审核原始凭证记载的各项内容是否正确，包括：

①接受原始凭证单位的名称是否正确；

②金额的填写和计算是否正确。阿拉伯数字分位填写，不得连写。小写金额前要标明“￥”字样，中间不能留有空位。大写金额前要加“人民币”字样，大写金额与小写金额要相符；

③更正是否正确。原始凭证记载的各项内容均不得涂改、刮擦和挖补。

例题

【多选题】下列各项中，属于外来原始凭证的有（　AC　）。

A．职工出差报销的航空运输电子客票行程单 B．工资费用分配表

C．采购原材料取得的增值税专用发票 D．自制的仓库领料单

解析：AC是外来原始凭证 BD是公司内部自制原始凭证

【单选题】下列各项中，属于外来原始凭证的是（　A　）。（2020年·2分）

A．支付运输费收到的增值税专用发票 B．限额领料单

C．发料凭证汇总表 D．员工差旅费报销单

解析：员工差旅报销单是自制原始凭证，火车票要粘在报销单后面

【单选题】下列各项中，属于汇总原始凭证的是（　C　）。（2020年·2分）

A．科目汇总表 B．限额领料单 C．发料凭证汇总表 D．制造费用分配表

解析：A是记账凭证汇总表，不是原始凭证，B是累计原始凭证，D是一次凭证

【多选题】下列各项中，属于原始凭证应当具备的基本内容的有（BCD）。（2018年·2分）

A.记账符号 B.经济业务的内容 C.经办人员签名或盖章 D.填制凭证的日期

解析：A借贷记账法以“借”和“贷”为记账符号，并不在原始凭证中反映。

此类题经常会出现干扰项，不属于原始凭证基本内容的有：借贷方向、会计科目、记账符号、所附原始凭证的张数等。

【多选题】下列各项中，属于原始凭证审核内容的有（　ABCD　）。（2020年·2分）

A.原始凭证所记录经济业务是否符合国家法律法规

B.原始凭证业务内容和数据是否真实

C.原始凭证记载的各项内容是否正确

D.原始凭证各项基本要素是否齐全

【单选题】下列各项中，对于金额有错误的原始凭证处理方法正确的是（　D　）。（2018年·1.5分）

A.由出具单位在凭证上更正并加盖出具单位印章

B.由出具单位在凭证上更正并由经办人员签名

C.由出具单位在凭证上更正并由单位负责人签名

D.由出具单位重新开具凭证

记账凭证

记账凭证又称记账凭单，是指会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后填制的会计凭证，作为登记账簿的直接依据。

记账凭证种类

记账凭证按照其反映的经济业务的内容来划分，通常可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

收款凭证

付款凭证

转账凭证

【提示】对于涉及“库存现金”和“银行存款”之间的相互划转业务，如将现金存入银行或从银行提取现金，为了避免重复记账，一般只编制付款凭证，不编制收款凭证。

如，现金存入银行

借：银行存款

　贷：库存现金

记账凭证基本内容

记账凭证必须具备以下基本内容：

1. 填制凭证的日期；
2. 凭证编号；
3. 经济业务摘要；
4. 应借应贷会计科目；
5. 金额；
6. 所附原始凭证张数；
7. 填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。

收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。（因为收钱和付钱都是由出纳经手的）

记账凭证的编制与生成

• 记账凭证填制的基本要求7条

（1）内容完整。

（2）书写清楚和规范。

（3）除结账和更正错账可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附原始凭证。

（4）记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可根据原始凭证汇总表填制；但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

（5）连续编号。凭证应按业务发生的顺序并按不同种类的记账凭证采用“字号编号法”连续编号，如银收字1号、现收字2号、现付字1号、银付字2号。

如果一笔经济业务需要填制两张以上（含两张）记账凭证的，可以采用“分数编号法”编号，如转字号，转字号、转字号。

【注意一下】

为便于监督，反映收款业务或付款业务的会计凭证不得由出纳人员编号。

（6）填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制。

已经登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证；

如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字；

发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

（7）记账凭证填制完成后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

• 记账凭证填制的特殊要求

（1）收款凭证，左上角“借方科目”填写“库存现金”或“银行存款”科目。

借：库存现金/银行存款

　贷：XXXX

（2）付款凭证，左上角“贷方科目”填写“库存现金”或“银行存款”科目。

借：XXXX

　贷：库存现金/银行存款

（3）转账凭证，“总账科目”和“明细科目”栏应填写应借、应贷的总账科目和明细科目，不涉及“库存现金”或“银行存款”科目。

借：XXXX

　贷:XXXX

记账凭证的审核

审核的内容主要包括：

（1）记账凭证是否有原始凭证为依据，所附原始凭证或原始凭证汇总表的内容与记账凭证的内容是否一致；

（2）记账凭证各项目的填写是否齐全，如日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等；

（3）记账凭证的应借、应贷科目以及对应关系是否正确；

（4）记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致，计算是否正确；

（5）记账凭证中的记录是否文字工整、数字清晰，是否按规定进行更正等；

（6）出纳人员在办理收款或付款业务后，是否已在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记。

会计凭证的保管

会计凭证的保管，是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据，是重要的会计档案和经济资料。任何单位在完成经济业务手续和记账后，必须将会计凭证按规定的立卷归档制度形成会计档案，妥善保管，防止丢失，不得任意销毁，以便日后随时查阅。

会计凭证的保管要求主要有：6条

（1）会计机构在依据会计凭证记账以后，应定期（每天、每旬或每月）对各种会计凭证进行分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起加具封面和封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，防止抽换凭证。会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员和装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员等应在封面上签章。

从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。

若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。

（2）原始凭证较多时，可单独装订。

（3）同时满足以下条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计凭证等电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案，无须打印电子会计资料纸质件进行归档保存：

①形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

②使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

③使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

④采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

⑤建立电子会计档案备份制度；

⑥形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

单位仅以电子形式保存会计档案的，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保存形式的一致性。

（4）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计机构临时保管一年，期满后再移交本单位档案机构统一保管；因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意，且最长不超过三年；单位未设立档案机构的，应在会计机构等机构内部指定专人保管。

出纳人员不得兼管会计档案。

【拓展一下】

出纳人员不得兼任（兼管）稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

（5）单位保存的会计档案一般不得对外借出；其他单位如有特殊原因，确实需要使用单位会计档案时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的会计档案复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

（6）单位应当严格遵守会计档案的保管期限要求，保管期满前不得任意销毁。

例题

【多选题】下列各项中，企业应根据相关业务的原始凭证编制收款凭证的有（AD）。（2019年·2分）

A．收取出租包装物押金 B．从银行存款中提取现金

C．将库存现金送存银行 D．销售产品取得货款存入银行

解析：

【单选题】甲公司购入原材料一批，取得增值税专用发票注明价款10000元，增值税税额1300元，款项用银行存款支付。甲公司此项业务应当编制（　D　）。

A.收款凭证 B.收款凭证与转账凭证 C.付款凭证与转账凭证 D.付款凭证

解析：本题相关会计分录为：

借：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　10000

　　应交税费——应交增值税（进项税额）　　　　　 1300

　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　　11300

涉及银行存款付款业务，应编制付款凭证。

【单选题】下列各项中，属于记账凭证必须具备的内容是（　A　）。（2021年·2分）

A.经济业务摘要 B.填制单位的公章

C.填制单位负责人的签名或盖章 D.填制单位的财务专用章

解析：填制单位是提供服务的那一方（开发票的那一方），是原始凭证的内容

【单选题】下列各项中，关于记账凭证填制基本要求的表述不正确的是（　B　）。（2020年·2分）

A.登记账簿前，记账凭证填制错误的应重新填制

B.可以将不同内容和类别的原始凭证合并填制一张记账凭证

C.除结账和更正错账可以不附原始凭证，其他记账凭证必须附原始凭证

D.记账凭证应连续编号

【单选题】下列关于会计凭证的保管，表述不正确的是（　D　）。

A.会计机构应定期（每天、每旬或每月）对各种会计凭证进行分类整理

B.各种记账凭证应连同原始凭证一起，装订成册，并在装订线上加贴封签，防止抽换凭证

C.会计主管人员和保管人员等应在会计凭证的封面上签章

D.从外单位取得的原始凭证遗失时，必须取得原签发单位盖有公章的证明

解析：从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证，选项D错误。少了一步需要会计人员批准后才能代作原始凭证。

会计账簿

会计账簿，简称账簿，是指由一定格式的账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务和会计事项的簿籍。

会计账簿基本内容

会计账簿的种类

按用途分类

按账页格式分类

按外形特征分类

会计账簿的登记与生成

会计账簿的启用与登记要求

启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附启用表。

启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。

使用活页式账簿应当按账户顺序编号，并须定期装订成册，装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录以便于记明每个账户的名称和页次。

会计账簿的格式与登记方法

• 日记账的格式与登记方法。

日记账，是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。

• 总分类账的格式与登记方法

总分类账是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。最常用的格式为三栏式。

总分类账的登记方法因登记的依据不同而有所不同。

经济业务少的小型单位的总分类账，可以根据记账凭证逐笔登记。经济业务多的大中型单位的总分类账，可以根据记账凭证汇总表（又称科目汇总表）或汇总记账凭证等定期登记。

• 明细分类账的格式与登记方法（略）。
• 总分类账与明细分类账的平行登记。

平行登记，是指对所发生的每项经济业务都要以会计凭证为依据，一方面记入有关总分类账户，另一方面记入所辖明细分类账户的方法。（登完总账登明细，互不干扰）

总分类账户与明细分类账户平行登记的要点包括：方向相同、期间一致、金额相等

对账与结账

对账

对账，是对账簿记录所进行的核对。

对账一般分为账证核对、账账核对、账实核对。

证 -> 账 -> 表

• 账证核对

  项目	具体内容
  账证核对	是指将账簿记录与会计凭证核对，核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额等是否一致，记账方向是否相符，做到账证相符

  

• 账账核对

会计部门：明细账

物资保管部门：台账

• 账实核对

结账

结账是将账簿记录定期结算清楚的会计工作。

结账的内容通常包括两个方面：

一是结清各种损益类账户（费用、收入），据以计算确定本期利润；

二是结出各资产、负债和所有者权益账户的本期发生额合计和期末余额。

损益类账户在期末时不可以有余额，费用类账户在期末时结转到本年利润（本期利润）的借方，收入类账户在期末时结转到本年利润（本期利润）的贷方。

结账的要点主要有：

本月合计：只看某一个月

本年累计：从年初至今月份的累计（比如今天是4.30日，本年累计就是1.1~4.30）

全年累计：从年初到年末（所有月份）的累计

结账的要点主要有：

①对不需要按月结计本期发生额的账户，月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录下通栏划单红线，不需要再次结计余额。

②库存现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏划单红线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。

③对于需要结计本年累计发生额的明细账户，12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。

④年度终了结账时，有余额的账户，在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。

错账的更正

错账更正的方法一般有划线更正法、红字更正法和补充登记法三种。

• 划线更正法

在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，应当采用划线更正法。

【提示】记账凭证中的文字或数字发生错误，在尚未过账前，也可用划线更正法更正。

举例：凭证是正确的，抄到账簿上时抄错了，那么直接划掉重写就可以了。根源是正确的，账本上是错的。或者在写凭证时错了（还没登账簿）也可以划掉，但是这时建议直接撕掉重写。

• 红字更正法

适用于两种情形：①记账后发现记账凭证中应借、应贷会计科目有错误所引起的记账错误；②记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额大于应记金额所引起的记账错误。

举例：根上就错了，比如凭证的科目或金额错了

更正方法：①记账后发现记账凭证科目错误的，如下图所示更正记账凭证，并据以分别用红字和蓝字登记入账。

②记账后发现记账凭证与账簿记录科目无误，金额多记的，如下图所示更正记账凭证，并据以用红字登记入账。

• 补充登记法

记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额小于应记金额时，应当采用补充登记法。

更正方法：如下图所示更正记账凭证，并据以用蓝字登记入账。

总结

已经登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证；

如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差异另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字；

发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

例题

【单选题】下列各项中，关于会计账簿分类的表述正确的是（　C　）。（2021年·2分）

A.按照外形特征可分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿

B.按照填制方法可分为总分类账簿和明细分类账簿

C.按照用途可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿

D.按照账页格式可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿

解析：A应为按账页格式分 B应为按照详略成都分 D应为按外观分

【单选题】下列各项中，适合采用数量金额式账簿的是（　A　）。（2020年·2分）

A.管理费用明细账 B.库存商品明细账

C.应收账款明细账 D.主营业务收入明细账

解析：A借方多栏式（费用类、成本类） B数量金额式（存货类） C三栏式（债权类，强调金额） D贷方多栏式（收入）

数量金额式账簿适用于存货、原材料、库存商品等强调数量和单价的科目

【单选题】下列各项中，出纳人员根据会计凭证登记现金日记账正确的做法是（　A　）。（2018年·1.5分）

A.根据库存现金收付业务凭证逐笔、序时登记

B.根据现金收付款凭证金额相抵的差额登记

C.将现金收款凭证汇总后再登记

D.将现金付款凭证汇总后再登记

【多选题】下列各项中，属于账账核对内容的有（　ACD　）。（2020年·2分）

A.总账期末余额与其所属明细账期末余额之和的核对

B.债权债务明细账账面余额与对方单位债权债务账面记录的核对

C.资产、负债、所有者权益各账户总账余额之间平衡关系的核对

D.总账与序时账期末余额的核对

解析：A为总账和明细账的核对 B为账实核对 C为总账之间的核对 D为总账和日记账核对

【单选题】某企业会计人员记账后，发现记账凭证中将“销售费用”科目误记为“管理费用”科目。下列各项中，应采用的错账更正方法是（　C　）。（2021年·2分）

A.划线更正法 B.补充登记法 C.红字更正法 D.更换账页法

【判断题】结账前发现账簿记录有文字错误，而记账凭证正确无误，应采用划线更正法予以更正。（　√　）（2021年·1分）

会计账簿的保管

会计账簿是各单位重要的经济资料，必须建立管理制度，妥善保管。

（1）各种账簿要分工明确，指定专人管理。

（2）会计账簿未经领导和会计负责人或者有关人员批准，非经管人员不能随意翻阅查看会计账簿。会计账簿除需要与外单位核对外，一般不能携带外出；对携带外出的账簿。一般应由经管人员或会计主管人员指定专人负责。

（3）会计账簿不能随意交与其他人员管理，以保证账簿安全和防止任意涂改账簿等问题发生。

（4）年度终了更换并启用新账后，对更换下来的旧账要整理装订，造册归档。

旧账装订时应注意：活页账一般按账户分类装订成册，一个账户装订成一册或数册；某些账户账页较少，也可以合并装订成一册。装订时应检查账簿扉页的内容是否填写齐全。

装订后应由经办人员及装订人员、会计主管人员在封口处签名或盖章。

旧账装订完毕，应当编制目录和编写移交清单，并按期移交档案部门保管。

（5）实行会计电算化的单位，满足《会计档案管理办法》第八条有关规定的，可仅以电子形式保存会计账簿，无须定期打印会计账簿；确需打印的，打印的会计账簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。

（6）各种账簿同会计凭证和会计报表一样，都是重要的经济档案，必须按照《会计档案管理办法》规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁。

保管期满后，应当按照规定进行鉴定，经鉴定可以销毁的，方可按照审批程序报经批准后销毁。